Googleドキュメントの検索と置換を活用する｜特定の文字を探して一括で変更させる

文章作業をやっていると、「この文字はこのように変えてくれ」という修正指示をもらう場合もあるでしょう。

例えば、もうしこみを「申込」と書いたら、違う「申し込み」と表記してくれ！というように指摘が入るパターンとかです。結構送りがなに関してはあるあるかもしれません。

この場合、「ドキュメント上から文字を探すのは大変だ」と思うかもしれません。

しかし、検索と置換というツールを使えば、すぐにその作業はできます。以下で、Google ドキュメントの検索と置換について詳しく説明します。

なお、テキストベースでの解説なら、Google の公式ページもありますのでそちらをご参照ください。

Googleドキュメントの検索と置換とは？

検索と置換についてそれぞれ機能を解説していきます。

筆者の経験からは、検索と置換というツールは非常によく使うと感じています。

特に何らかのマニュアルとか説明を作る際に、表記揺れがないのかなどのチェック及び修正をする際には、助かっています。

実際に検索と置換を試してみましょう

例えば、こんな感じの Google ドキュメントがあります。

テキストの中には「申込」と「申し込み」という2種類のもうしこみがあります。表記ゆれというやつですね。

これを「申し込み」に統一したいというケースです。

検索と置換の仕方は、メニューバーの「編集」を開き、「検索と置換を選べばよいだけです」

すると、以下のようなウィンドウが現れます。

実際に「申込」という文字を入力して検索をしてみましょう。

すると、検索したその文字が緑色になります。実際にその文字が何個あるのか、検索バーの右側に表示も出ます。

右下の前へ次へというボタンで、文章中の文字がある場所、ひとつひとつへとカーソルをあわせることができます。

例えば、今回ですと「申込み」という、申込でも申し込みでもないパターンがあるな、と分かります。

このような例外のケースがあれば、個別で対応していく必要があるでしょう。

文字がある場所をすべて確認して、問題がなければ、次に変更に「申し込み」を入れて、「すべて置換」を押します。すると、申込→申し込みというように文字が変わります。

大文字と小文字を区別する

前提として、アルファベットはデフォルトだと大文字も小文字も反応してしまいます。

例えば、大文字だけヒットさせたいという場合は、「大文字と小文字を区別する」のチェックボックスにチェックをいれましょう。

例えば、よく Webと書いたり、WEBと書いたり、クライアントによって表記がバラバラなケースもあります。この場合は大文字と小文字を識別しないといけません。このような場合に、この大文字と小文字を区別するというチェックボックスが役に立ちます。

検索と置換のショートカット

ショートカットキーは「CTRL＋H」です。

結構使うので覚えておいて損はないでしょう。

ちなみに、Google ドキュメント内の単語を検索するだけであれば、CTRL+Fの活用もしてみましょう。右上に検索バーが出てきて、特定の単語を入力することで、対象の単語を調べることができます。

Googleスプレッドシートでも検索と置換は使える

今回は、Google ドキュメントをテーマとして検索と置換をご紹介しました。

この検索と置換ですが、Google スプレッドシートにもあります。Google ドキュメントと同様、メニューの「編集」から選べばいいだけです。

非常に使えるツールなので、覚えておいて損はないでしょう。

検索と置換の活用例

検索と置換を使えば、さまざまな仕事が捗ると言えるでしょう。

Google ドキュメントの検索と置換はどのように活用できるのか、以下で解説します。

過去に使ったテンプレの使い回し

何か特定のテンプレートのドキュメントファイルを再利用する際に、検索と置換は使える場合があります。

例えば、◯◯さん向けの文章を引っ張ってきて、✕✕さん向けの文章に変更したい場合です。

検索と置換を使うことで、同じ文章の方をすぐに再利用できます。

商品名が変更となった場合の利用

例えば、ドキュメント内で特定の商品Aについて言及していたとします。

製品名が改名するということで、説明書であったり、ウェブサイトの表記を変える必要があるという場合です。

これも製品名を古いものから新しいものへと検索と置換で変えていくことが可能です。

まとめ

今回は Google ドキュメントの検索と置換を活用する方法について解説しました。

非常に簡単なテクニックでありながらも、様々な場面で重宝するので、覚えておいて損はないでしょう。

ドキュメント作業をする人であればなおさらです。

たとえば表記ゆれなんかをひとつの表記に統一したいという場合は検索と置換を活用するのが良いでしょう。