Googleドキュメントの『コピーを作成』機能を賢く活用しよう!

Googleドキュメントには便利な「コピーを作成」機能があります。

単にファイルをコピーするだけかも？と思うかもですが、この機能を上手く使えば、作業効率がグンと上がるはずです。

今回は「コピーを作成」の概要と、賢く使うコツをご紹介します。

Googleドキュメントのコピーを作成する手順

手順は、ファイル→コピーを作成　で完了です。こうすると、以下のようなウインドウが出てきます。

「コピーを作成」すると、同様の内容のファイルが生成されます。名前は間違えないように新しいファイル名を記載しましょう。同じユーザーと共有するにチェックをすると、もともとのファイルの閲覧・編集権限が維持されます。

フォルダを変更したい場合は、フォルダのところをクリックして、生成する場所を変更しましょう。フォルダのところをクリックすると、以下のような画面になるので、そこで新しいフォルダを選択。

新しくファイルを生成したいフォルダを選択して、選択ボタンを押すと、生成先のフォルダが選ばれます。

コピーを作成するメリット

「コピーを作成」で新しいドキュメントファイルを複製できるメリットは多岐にわたります。
編集作業の履歴を残せたり、複数人で並行して編集できたり、よく使うフォーマットをテンプレート化できたりと、単なる複製以上の価値があるのです。

編集バージョンの保存

ドキュメントを編集する際、過去の状態に戻したいことがあります。そんなときに「コピーを作成」を活用すれば、編集前のファイルを保存しておくことができます。文書のバージョン管理に役立ち、ミスへの修正が容易になります。

共同作業の効率化

複数人でドキュメントを共有して編集する必要がある場合、「コピーを作成」が力を発揮します。一人ひとりが専用のコピーを作れば、他者の編集内容に影響されず、自由に作業を進められます。もちろん共同ファイルで編集したほうがリアルタイム性には富むので、そちらでもよいかもしれません。

しかし、他人が編集していると、どうしても文章が縦伸びする（文章が増えると、ページまたぎや行が下にが下がるなど忙しい）ので、バラバラに編集して、後でマージするなども一つの手なのか？とも思います。

汎用テンプレートの作成

定型フォーマットのドキュメントをよく作成するのであれば、そのひな形となるテンプレートを用意しておくと便利です。
雛形ファイルの「コピーを作成」を行えば、カスタマイズに適したベースとなるテンプレートを複製できます。

日報や報告書など、繰り返し使われるものは、テンプレート化して残しておくのが効率的です。

データ損失対策

万一、ドキュメントのデータが消失した際にでも、事前にコピーを作成していれば対処が可能です。ファイルが破損した場合のバックアップとしても機能するため、リスク回避の役割があります。

注意点とポイント

「コピーを作成」は便利な機能ですが、うっかり見落としがちなポイントや注意点もあります。活用の幅が広がる反面、作業を誤ると予期せぬトラブルに見舞われるリスクもあるのです。そこで「コピーを作成」を効果的に利用するうえでの気をつけるべきポイントをまとめました。ぜひ参考にしていただき、スムーズなドキュメント運用を心がけましょう。

共有設定は引き継がれない

「コピーを作成」した新しいファイルは、元のファイルとはまったく別物と見なされます。そのため、元ファイルの共有設定は新しいコピーには引き継がれません。つまり、コピー先のファイルを共有したい場合は、その都度共有設定をする必要があります。

コメントはオプション設定が必要

ドキュメントに付けられたコメントやスレッド内の提案事項は、デフォルトではコピーされません。コメントをコピーしたい場合は、「コピーを作成」ダイアログでオプション設定を有効にする必要があります。

名前変更を推奨

コピーを作成した時点では、新しいファイル名が「〜のコピー」という名前になっています。後に別のファイルを作成して紛らわしくならないよう、識別しやすい名前に変更することが賢明です。

権限設定のチェック

コピー元のファイルの権限設定は引き継がれますが、念のため新しいコピーファイルの権限設定を確認し、必要に応じて調整するとよいでしょう。特に共有設定を変更した場合は見直しが重要です。

まとめ

Googleドキュメントの「コピーを作成」機能は、一見シンプルな機能のように見えますが、実はドキュメント運用を格段に効率化する強力なツールなのです。

編集バージョンの管理、共同作業における個別ファイルの分担、テンプレート化による業務の短縮など、さまざまなメリットが得られます。利用シーンを理解し、うまく活用することで、作業工程が合理化されるでしょう。

その一方で、共有設定やコメントの引き継ぎ、ファイル名の変更など、気をつけるべきポイントもあります。注意点を押さえておけば、トラブルに巻き込まれるリスクを最小限に抑えられます。

「コピーを作成」を賢く使いこなせば、ドキュメントワークがよりスムーズで快適なものになるはずです。今後は、この機能の活躍の場を広げていきましょう。ドキュメントの効率的な運用を目指して、積極的に「コピーを作成」を実践してみてはいかがでしょうか。