Googleドキュメントで誰が見たのかの閲覧履歴を確認する

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Googleドキュメントの閲覧履歴を見る

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この記事はこんな人向け
  • このドキュメント誰が見たんだろう
  • 閲覧した人の履歴を見ることはできないか?
  • 逆に、自分が閲覧したら、それはバレる?

Google ドキュメントを見た人の履歴は、確認することができます。

自分が共有した Google ドキュメントは見られているのか、確認してみましょう。

この内容はスプレッドシート/スライドなど、Googleドライブ系統のツールにも当てはまります。

例えば、Googleドキュメントを議事録として共有して、オンラインミーティングをやっている場合。そこにアイコンがなければ、その人はいま見ていないということになります。

目次

リアルタイムで閲覧中のユーザーを確認する

Google ドキュメントはURL を共有すれば誰でも見ることができます。

ファイルはインターネット上にあるので、誰もが同じファイルを見ることができるのです。

誰が見ているのかは右上のアイコンを見ればわかります。

閲覧している人が複数人いる場合は、アイコンが重なって表示されます。

基本的には Google のアカウント名が表示されます。

本名で登録している人はその名前が出ます。またアイコンも設定している人はそのアイコンになります。

匿名+動物の名前は?

Google のアカウントにログインしていないユーザーは、匿名の動物という感じで表示されます。誰でも見られる 権限設定にしている場合、シークレットモードでも見れます。

アイコンがちょっと薄くなっている場合は

上記で解説した Google アカウントのアイコンが表示される件ですが、たまに薄くなっている場合があります。

これはそのドキュメントを開いているのですが、一定時間アクティブになっていないということです。一番よくあるケースは、タブひらきっぱというやつです。Google Chrome のタブを開いて、他の作業をやっているというケースです。

一緒にその作業をやっているのにアイコンが薄くなっているみたいな場合は、おそらく何か別の作業をやっているというように予測できますね。どのくらい触ってないと薄くなるのかは不明ですが、覚えておきたいポイントではあります。

Googleドライブ系のツールで閲覧がバレるのが嫌なときは

上記で解説したとおり、Googleドキュメント・スプレッドシート・スライドといったGoogle ドライブ系のツールは、閲覧すると名前が右上に乗ります。

残念ながら、誰かとかち合っちゃった場合は、「あ。このひと今これ見ているな!」という感じで思われるでしょう。

どうしてもバレるのが嫌だという場合は、シークレットモードで、Googleアカウントにログインをせずにそのドキュメントにアクセスしましょう。

しかし、この方法は対象となるファイルが、「リンクを知っている人なら見れる」という場合に限ります。権限が共有している人限定だったり、会社のドメイン(@ 以降のこと)のアカウントに限る場合は、ログインせざるをえません。

権限設定について、よく分からない人は以下の記事で解説しているので、確認してみてくださいね。

権限が設定されている場合は、かち合わない時間帯にこっそりとのぞき見しましょう。しかし、この下で紹介をするのですが、閲覧履歴というのは、ビジネスプランのGoogleの場合ありますので、その点も確認しておきましょう。

Googleドキュメントの閲覧履歴を確認する方法

Googleドキュメント閲覧履歴、いわゆる”足跡”って残るのか?という疑問ですが、通常版では残りません。

しかし、学校、組織などビジネス版アカウントの機能ではあるので、残ります。

Google ドキュメントの右上アイコンの隣の部分、矢印みたいなマークを押すと閲覧者の履歴を見ることができます。

これをクリックすると、閲覧者の履歴を見る—ボードに遷移します。

このように誰がいつ、このドキュメントにアクセスしたのかを確認することができます。

ちなみに「閲覧者のトレンド」という箇所のを見ると、大体何時頃に閲覧が集まってるかのトレンドを見ることができます。

当日の場合だと「何時間以内」みたいな表示になりますが、それ以前だと「◯曜日」とざっくりの表示になるみたいです。

ケーススタディ:閲覧者や閲覧トレンドの活用方法は?

これらのツールを使えば、一緒に仕事をしている人がドキュメントを見てるのかどうか、というのが分かるので仕事の進めやすさにも繋がるでしょう。

例えば、「あ、上司にレビューをお願いしたのに、みていないじゃん!」というのが分かる場合も。そんな場合は、リマインドのチャットを送るなどといった役立て方があるかもしれません。

閲覧者のトレンドは、使い方によっては何かに活かすことができそうです。例えば、社内全体に共有したいことをドキュメントに書いて見てもらう場合、全然見られていない…とか見られているとかを確認します。

一般公開しているドキュメントなんかも、ユーザーがどれくらい閲覧しているのかが分かりますね。

まとめ

今回は Google ドキュメントの閲覧履歴を確認する方法について解説しました。この方法は、Google ドキュメント以外にもスプレッドシートやスライドでも確認できます。

一緒にしようとしている人が Google ドキュメントを見てくれたのかどうか気になる場合は、この機能を使って確認してみるのがよいでしょう。

Googleドキュメントには便利な機能があるので、覚えておくと作業が効率化できます。ひとつひとつ時間が空いた際は、調べるなどして作業の効率化を図りましょう。

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